Secrétaire Général·e pour une PME du secteur de la communication et de la publicité

À propos de l’entreprise

L'entreprise accompagne annonceurs et partenaires dans leurs stratégies de visibilité à travers trois métiers complémentaires : l'affichage urbain, le sponsoring sportif et culturel, et la présence publicitaire au cœur de la ville. Grâce à une connaissance fine des territoires franciliens et à un réseau solide tissé avec les collectivités, associations et acteurs économiques locaux, l’entreprise s'est imposée comme un partenaire de confiance pour toutes les organisations souhaitant ancrer leur communication dans le quotidien des habitants. Aujourd'hui partenaire de plus de 40 collectivités territoriales et organismes privés, l'entreprise gère près de 80 supports et assure plus de 300 parutions par an. Elle s'engage aujourd'hui dans une nouvelle étape structurante de son développement. Dans un contexte de professionnalisation de ses pratiques et de renforcement de sa gouvernance, l'entreprise souhaite consolider ses fondations pour soutenir durablement sa croissance et permettre à ses équipes de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.

Pourquoi rejoindre l’entreprise ?

Rejoindre cette entreprise, c'est intégrer une structure à taille humaine, riche d'une histoire de plus de 50 ans, à un moment charnière de sa structuration. Dans un contexte de professionnalisation des processus internes et de renforcement de la gouvernance, elle crée pour la première fois le poste de Secrétaire général·e, une fonction stratégique positionnée en binôme direct avec le Président. L'enjeu est clair : sécuriser et fluidifier l'ensemble des volets administratifs, budgétaires et organisationnels de l'entreprise. Vous serez ainsi au cœur du fonctionnement de l'entreprise, avec une vision transversale sur l'ensemble des services et un rôle déterminant dans la consolidation des pratiques internes. Ce poste s'adresse à celles et ceux qui recherchent une fonction de confiance, combinant autonomie, polyvalence et responsabilités. Vous évoluerez dans un environnement où votre contribution aura un impact direct et visible sur la performance collective, aux côtés d'une direction accessible et engagée dans la transformation de son organisation.

Vos missions

Rattaché·e directement au Président, vous occupez une fonction de coordination centrale, au carrefour de l'ensemble des activités de l'entreprise. Véritable bras droit de la direction, vous assurez l'interface entre les différents pôles, commercial, opérations, finances, partenariats, et veillez à la fluidité des échanges et à la cohérence des actions menées. Votre positionnement transversal vous confère une vision globale de l'organisation et fait de vous un acteur clé dans le bon fonctionnement quotidien de la structure.

Vos principales activités

Administration générale et organisation interne

Participer activement à la définition, la formalisation et la mise en place des processus administratifs internes (circuits de validation, archivage, reporting, gestion documentaire, etc.).
Structurer et optimiser les procédures existantes : identifier les axes d'amélioration, proposer des solutions de simplification et d'harmonisation, accompagner leur déploiement auprès des équipes.
Être garant·e de l'application et de l'actualisation des procédures administratives internes : rédaction, mise à jour régulière, diffusion et appropriation par l'ensemble des collaborateurs.
En lien avec la direction de la société, assurer l’organisation et la suivi du travail, des processus internes et externes de l’entreprise
Superviser et coordonner les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la direction et de la structure, en veillant au respect des délais et à la qualité des livrables.
Encadrer ou coordonner fonctionnellement les éventuelles ressources administratives (assistanat, office management), en assurant la répartition des tâches, le suivi des priorités et la montée en compétences des collaborateurs concernés.
Instaurer des rituels de suivi et de pilotage (points réguliers, tableaux de bord, indicateurs clés) pour garantir la bonne exécution des missions administratives et anticiper les éventuels points de blocage.
Centraliser l'information stratégique : calendrier des échéances importantes (juridiques, financières, administratives), documents clés, reporting consolidé à destination de la direction.

Veille juridique, administrative et réglementaire

Assurer une veille dans les domaines impactant l’activité de régie publicitaire, d’affichage et de sponsoring (réglementation, marchés publics/privés, obligations légales, etc.).
Alerter le Président sur les évolutions impactantes et proposer des mesures d’adaptation des pratiques internes.
Contribuer à sécuriser les dossiers structurants (contrats majeurs, partenariats, conventions, etc.) en lien avec les conseils externes.

Gestion budgétaire et pilotage des moyens

Élaborer, en lien avec la direction, le budget annuel de la structure : collecte des données, consolidation des prévisions, arbitrages.
Assurer le suivi budgétaire tout au long de l'exercice : analyse des écarts entre prévisionnel et réalisé, alertes en cas de dérive, propositions d'ajustements.
Superviser la relation avec le cabinet comptable et/ou l'expert-comptable : transmission des pièces, suivi des échéances déclaratives, préparation des clôtures comptables.
Contrôler et valider les flux financiers courants : règlements fournisseurs, encaissements clients, suivi de la trésorerie.
Mettre en place et faire vivre des outils de pilotage financier : tableaux de bord, indicateurs clés de performance, reporting régulier à destination de la direction.
Garantir la fiabilité et la traçabilité des données financières, en veillant à la bonne tenue des documents et à leur archivage.
Suivi opérationnel et de la mise en oeuvre de la gestion des fonds de dotation pour lesquels la société est missionnée soit comme rapporteure d’affaire, soit comme gestionnaire

Coordination transversale et support à la direction

Organiser et préparer les temps de pilotage et de gouvernance (réunions de direction, comités, etc.) : ordre du jour, documents, synthèses et suivi des décisions.
Favoriser la coopération et la transversalité entre les services : circulation de l’information, articulation des priorités, résolution des points de friction.
Appuyer le Président dans la structuration et le suivi de certains projets internes.
Suivi opérationnel et de la mise en oeuvre des partenariats culturels et sportifs
Suivi opérationnel et organisation des produits stratégiques de la société à l’instar des agendas / carnets de notes ou encore des produits de créations culturelles (par exemple les expositions, produits d’édition etc.)

Ressource humaine

Assurer la gestion administrative du personnel : suivi des contrats, dossiers individuels, médecine du travail, mutuelle, prévoyance.
Superviser le processus de paie en lien avec le prestataire externe ou le cabinet comptable : collecte et transmission des éléments variables, vérification des bulletins.
Piloter le suivi des temps et des absences : congés, RTT, arrêts maladie.
Contribuer au suivi des recrutements en appui de la direction : diffusion des offres, organisation des entretiens, suivi des intégrations.
Veiller au respect des obligations légales en matière de droit du travail (affichages obligatoires, registres, entretiens professionnels).

Profil recherché

Compétences et expériences

Expérience confirmée sur une fonction de type secrétariat général·e, direction administrative, coordination de direction ou équivalent, idéalement dans une structure à taille humaine (PME, ETI, régie, agence, structure de services).
Très bonne maîtrise des fondamentaux de gestion administrative et budgétaire.
Capacité à structurer, formaliser et faire vivre des procédures, sans rigidifier excessivement l’organisation.
Aisance dans la relation avec des profils variés (direction, équipes commerciales, partenaires, conseils externes).

Savoir-être

Capacité à travailler en binôme rapproché avec un Président : fiabilité, loyauté, discrétion, sens politique.
Organisation, rigueur et sens des priorités.
Pragmatisme et sens du concret : savoir “mettre les mains dedans” tout en gardant une vision globale.
Goût pour les environnements entrepreneuriaux, où les choses se construisent et se structurent.
Confidentialité liée à la fonction.

Conditions d’exercice

Contrat, rémunération, temps de travail : à préciser avec l’entreprise.

Informations :

Ref: 2026040002
04/27/2026